I2P不合规的成本——第2部分:危害在哪里?

顺从 皮克斯湾

讨论了开具发票不符合路德·范希尔顿属于钨网在第一部分”不遵守I2P的成本——支离破碎的景象“我们现在将注意力转向CFO和合规官,甚至CEO和CPO应该优先考虑的事项。

范希尔滕表示:“虽然情况并非总是如此,但大多数大公司都会有一个税务团队,因为企业要接受大量审查,而且要确保企业遵守规定的压力很大。”“但任何经济体的支柱——中小企业——会发生什么呢?”

“大多数具有授权的政府都提供了一个门户,您可以手动连接该门户以输入发票。因此,这项技术虽然不是很优雅,但在中小企业的现实世界中,没有人希望或有资源将发票输入政府门户。这不是其核心工作的一部分。此外,这些门户s很少是为方便使用而设计的。对于发送高发票量的公司,政府通常提供一种设施,使用API或其他技术将金融系统直接连接到政府平台,如果您拥有一支可靠的税务和IT团队,能够了解他们需要做什么、将要做什么以及能够做什么,这是很好的计划

“对于那些没有内部能力做到这一点,或者没有为此做计划的公司来说,这几乎肯定会影响他们的运营和it预算。即使他们已经使他们的供应商基础合理化,或者将他们的采购过程数字化,授权仍然是破坏性的和昂贵的。您如何以指定的文件格式向政府提交信息以及您如何从政府接收信息返回需要由项目管理。你可能需要回顾一些你已经计划好的项目。

“因此,遵守授权可能是一项相当痛苦的工作,特别是对于可能没有IT能力遵守的较小公司而言。”

业务连续性合规性

当然,如果你不遵守,就会受到惩罚。这些不仅仅是罚款或费用。如果您不遵守或不能遵守电子发票的规定,您就无法向买家发送发票以获得付款,并且在某个时候,您的现金流将中断。

“如果你只是在一个国家与当地公司做生意,”范·希尔顿解释说,“那么,您也许能够管理它,但如果您是在多个国家和地区开展业务的组织的领导者,这需要真正的规划。您需要考虑一个更持续的解决方案,因为法规遵从性任务将继续实施,而且它们有变得更复杂和期限更短的趋势。

“如果你计划在内部完成这一切,你需要调整你的ERP系统以连接到政府门户网站。这项技术是可用的,一个好的it部门可以与政府API合作来完成这项工作。但问题不是你是否想自己做,而是你是否应该自己做?对于中小企业来说,问题更多的是pertinent–你自己能负担得起吗?”

这两个问题的答案都是否定的!

为什么你不应该采取内部方法

“这是一个极其复杂的练习,”范·希尔顿警告说。“而且成本高昂。如果你自己承担这项任务,除了了解各种任务和制度的复杂性的所有要求,并预见未来的变化,政府将继续更新和修改立法,遵守的义务将变得越来越严格,你必须准备好做出越来越大的改变。”更多的变化,更不用说所需的时间和资源了。

“因此,最好的建议是把你能做的事情外包给第三方,第三方专门从事自动化的交易文件,比如发票,它可以代表你迅速与政府联系。合规不仅仅是创造合规发票,你想要创造效率,因为政府指令本身并不驱动供应链中的任何数字化或自动化任何流程,他们所做的是给政府它需要的。

“如果您与第三方合作,最好找到一家不仅仅是遵守法规的第三方。工具箱中配备了所有正确工具的专家将丰富和增加发票的价值,并改进发票数据,这样您作为买家可以运行更高效的P2P或AP流程,作为供应商,您可以放心我会按时拿到工资的。

“同样重要的是与能够给你带来透明度的人合作。政府在这一过程中增加了一个全新的审批和审查层面:你需要能够看到你的发票在流程中的位置,是否被批准,是否需要重新提交,并迅速提交。否则,你的现金流将面临风险。”

违规成本汇总

所以用专家的话说,总结一下发票的合规性:确保你不会措手不及;确保它在雷达的税务团队,计划,如果你是一个小公司,甚至不尝试做它你自己——不要去做一次的兔子洞然后不得不继续很长一段时间来做这件事。

不合规的最轻微的后果是,你将成为税务当局的不良账目,他们可能会更经常地审计你,这可能是昂贵的和破坏性的。审计不是一件容易的事情;它们迫使你释放资源,占用你正常业务运营的时间。

他说:“一旦你陷入他们的不良记录,你就会在那里呆上一段时间。”

然后是罚款,这可能会花费大量资金,而这是在增加审查的基础上产生的。

“最坏的情况是刑事损害,”van Hilten建议。“它会影响你的声誉、公众形象、客户和供应商。在一些国家,不遵守规定被视为逃税,可以被视为联邦犯罪。当然,并不是所有的违规行为都是故意的,但法律往往是模糊的,人们很容易犯错误。

“但不管不遵守规定的代价是什么,”他说,“它总是会扰乱你的业务。”你最好第一次就把事情做好。”

在第3部分中,我们将了解第三方电子发票专家如何提供帮助。

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