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支出管理:会计自动化的下一个大浪潮

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如果一场“大浪”改变了我们做事的方式,改变了我们理解事物的方式,甚至改变了我们彼此之间的关系,那么支出管理就是一场海啸。

花费管理通过自动化耗时、容易出错的手工工作,提高了会计和操作的效率。它缩短了关闭的时间,提供了连续核算,甚至为滚动或连续关闭打开了道路。此外,在现代支出管理中,团队协作且不同步地工作,并体验到关于他们的支出和公司预算的责任感、所有权和代理感的增强。简化流程的好处,加上可见性和控制,在整个组织中都能感受到,并最终帮助财务领导者建立更好、更强大的公司。

为什么这一关键时刻的条件已经成熟

应付账款惯例逾期未更改。长期以来,由于繁琐的手工流程和乱七八糟的技术堆栈,AP团队发现自己在耗时的任务上花费了数小时,如核对信用卡对账单、收集文档和维护付款电子表格。所有这些都让领导层和预算负责人对花了什么以及谁花了什么一无所知。近年来,一系列事件进一步放大了这些进程的弱点。

  • 向分散支出的转变。集中采购部门采购已让位给直接采购资源的员工。公司卡促进了这一趋势,虽然分散的支出可以提高团队的生产率,但却牺牲了效率较低的财务和会计运作。
  • 基于订阅的支出的上升。许多产品和服务的订阅模式助长了分散支出,加剧了可见性问题。由此产生的不必要的自动更新、重复订阅、员工离开公司后继续订阅等导致浪费。
  • 移动到远程工作。需要新的工具来支持远程团队,确保对支出的可见性和控制,同时允许员工访问所需的采购。
  • 更敏捷的业务实践。新冠疫情导致的关闭突出了预算灵活性和响应能力的重要性。实施实时捕获和报告支出的工具,并确保必要时调整支出的控制杠杆,这一点越来越紧迫。

随着这些趋势变得紧张,有时会给会计团队带来混乱,数字支付系统的创新为解决方案的新可能性打开了大门。在这些新的支付轨道上构建产品的金融科技公司已经发布了大量支持软件的公司卡,这些公司卡将消费从最初的消费请求一直连接到向总账预订。

支出管理平台的兴起

一些公司已经将这些智能卡构建到合并支出管理平台中,该平台还包括账单支付和员工费用报销。那些还没有这样做的公司正在采取行动,创建一个更完整的平台解决方案,在深度和广度上都能与传统的点解决方案竞争——每种解决方案都有不同程度的成功。

我们正在见证一些传统软件和金融科技公司的融合,前者添加了更新的工具,后者构建了传统的AP功能。这方面的一个例子是传统账单支付系统的收购比尔网Divvy(一个现代企业卡和费用管理系统)作为构建整合支出管理平台的一种方式。新的软件支持卡公司正在增加账单支付功能,以扩大其公司卡计划。公司喜欢空军基地已经设计并建立了他们的软件作为一个完整的平台解决方案提供广度和深度与点解决方案的卡,账单支付和费用报销。在设计和定价时,考虑到了企业级公司,其他平台解决方案中只有一个具有全面支出管理功能。

自动化的工作流程使情况有所不同

在最复杂的支出管理平台中,每个AP功能都由直观的自动化工作流支持。

  • 审批工作流,无论是在新支出的前期,还是在偿还之后,都将费用政策构建到系统中。这既消除了AP团队的监管负担,也消除了员工政策的模糊性。
  • 自动会计,包括自动分类、摊销、付款计划和最终同步到总账,减少了错误并节省了时间。
  • 自动审核跟踪创建将所有文档(如批准、收据和电子邮件链)存储在一个集中位置。这意味着在处理交易时不再追逐收据或寻找上下文。

这股浪潮正在滚滚而来,它的影响直到现在才被完全理解。最终,金融和会计界将确定支出管理的定义,包括支出和AP活动的全部范围。毕竟,这是一个整合了所有非工资支出的完整平台,再加上重新设计的AP功能和支持软件的卡,催化了真正的变化。全面的支出管理,具有对支出的可视性和控制能力,以及使财务和会计团队能够专注于重要工作的自动化,不啻于变革。

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达西·拉蒙德是空军基地的品牌总监。她的职业生涯横跨金融和营销两个领域。作为一家美国银行衍生品业务的交易和营销主管,她建立并运营了一家全球交易业务。作为一家创意机构的合作伙伴,她帮助初创企业和早期公司定义和建立自己的品牌。

贪赃枉法

第一声音

  1. Shahabudin K:

    很棒的文章,加上我的想法,我所面对的工作流通常倾向于给人一种可信度的感觉,因为它可以让管理当局理解系统中正在发生的过程。因此,工作流实际上已经成为运行中的金融科技应用程序的核心部分。

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